Adapter ses bureaux à l’air du télétravail : les 4 enjeux clés

Le full remote (télétravail à 100%) imposé pour la majorité des entreprises françaises a donné lieu à une expérience unique d’organisation du travail. Nombreuses sont les entreprises qui voient d’un œil favorable ces bureaux vides, et qui imaginent déjà la réduction des mètres carrés de bureaux avec l’émergence d’un système hybride entre le FLEX OFFICE et le travail à domicile. Cela semble presque acquis étant donné le peu de fréquentation des bureaux et ce plusieurs mois après le confinement.

Du côté des salariés, c’est une vraie opportunité qui leur est donnée de montrer et d’affirmer leur professionnalisme face à des situations où l’autonomie est de rigueur. Le sentiment de confiance engendré par cette pratique donne du regain d’énergie et un nouveau but. Le gain de temps et l’absence de stress engendré par les transports (monde, retards, graves, embouteillages, lieux clos, chaleur, lumière artificielle…) augmente considérablement la qualité de vie de chacun.

Pourtant, il a des éléments à prendre en compte avant de généraliser cette pratique :

L’expérience pendant le confinement de télétravail était accompagné d’une interdiction formelle de sortir ou d’accueillir des gens. Les lieux publics étaient fermés : cinémas, musée, bar, restaurants… Il n’y avait donc aucune distraction possible. Si ces lieux avaient été ouverts, si l’on avait pu recevoir des amis, de la famille, le télétravail aurait-il été aussi bien suivit ? Difficile à dire.

De plus, cela reste une expérience de quelques mois, motivante car nouvelle et enrichissante (tout le monde à envie de « bien faire »). Qu’est-ce qu’il en restera après 6 mois, 12 mois, sans une organisation, sans but, sans vision ? Voici, les 4 points stratégiques d’une réorganisation du travail réussie.

VISION D’AVENIR DE L’ENTREPRISE : L’objectif avant tout

Les dirigeants d’entreprises, s’ils souhaitent réorganiser le travail de leurs collaborateurs, doivent avant tout avoir une vision à 3 – 5 ans pour la société ET les collaborateurs. Quels sont les objectifs à atteindre pour la société ? Comment les mettre en œuvre ? Quel est la place des collaborateurs dans l’entreprise ? Comment s’épanouissent-ils à travers leur mission ? Leurs objectifs professionnels sont-ils participatifs de la réussite de l’entreprise et de leur bien-être individuel ?

La vision du dirigeant est comme un voyage : il permet de savoir quel navire prendre, pour combien de temps, avec qui, pour quelle destination, avec quel matériel … c’est essentiel pour prendre un nouveau départ dans une société.

RH – MANAGEMENT : La mise en œuvre des objectifs

Pour réorganiser des espaces de travail, il faut avant tout une stratégie menée par les managers. Pour que toute l’organisation soit impactée et moteur du changement, il est important de transformer l’objectif en action. Le rôle des ressources humaines et des managers est essentiel, car ils vont, de par leur expérience, rappeler la liste des désordres déjà présents dans l’entreprise avant le confinement, tout en prenant en considération la nouvelle feuille de route : Horaires décalés, arrivées/départs échelonnés, jours de présence alternés, roulement de télétravail, rotation des équipes, accompagnement financier pour l’installation du mobile office, location de co- working, intégration de nouveaux collaborateurs intégrant le distanciel…

N’oublions pas cette opportunité majeure qu’offre une réorganisation aux équipes : réécrire l’histoire tout en apprenant des expériences passées.

DIGITAL WORKPLACE : Les outils

Le digital vient offrir le don d’ubiquité grâce à des outils technologiques, et ce dans plusieurs configurations : les réunions d’équipe, les brainstormings, les RDV clients, les formations, les travails en binôme/équipe, des évènements virtuels… Cela implique une réorganisation ou la mise en place de programmes collaboratifs tels que : La sécurisation des données, la visioconférence, le partage de dossiers en externes…

La montée en compétence du maniement de ces outils est aussi essentiel, car il va permettre une fluidité de l’utilisation afin que le contenu des échanges soit le seul évènement marquant des échanges (qui a déjà fait l’expérience d’un personne qui met 10-20mn à se connecter dans une visio et a fait perdre ce même temps aux autres membres ?), ainsi qu’une augmentation de la créativité dans l’animation, le pilotage managériale et le coaching des équipes en distanciel.

LES ESPACE DE TRAVAIL : Le lien physique des entreprises

Faire un virage dans le digital, c’est transformer ses besoins physiques : quels sont les nouveaux lieux de travail ? La maison ? Le bureau ? Le coworking ? Les 3 ? Quelles sont les avantages de chaque espace ? Comment en tirer parti ?

A l’instar du télétravail qui offre l’avantage du calme et la réalisation de travail en autonomie, les espaces de bureaux doivent offrir des espaces collaboratives créatifs et modulables : Espace détente, créative room, workplace, espace extérieur végétalisé…

Selon les équipes, le nombre de collaborateurs par équipe, et leur présence sur site, les espaces doivent se transformer pour être toujours performants, accueillants et propres ! S’ajoute à cela, les valeurs et la culture d’entreprise qui doivent transparaitre à travers les espaces et qui permettent la socialisation et l’appartenance à une équipe afin d’éviter la perte d’identité, du lien sociale, l’isolement…

POUR ALLER PLUS LOIN : NOTRE DIAGNOSTIQUE FLASH

Si vous vous questionnez sur l’avenir de votre entreprise et comment vous réorganiser, notre programme d’accompagnement est fait pour vous. L’enjeu est de travailler globalement sur les 4 points VISION, RH, DIGITAL et LIEUX PHYSIQUES. Nous proposons une solution concrète pour avancer rapidement : réflexion, rapidité d’exécution, pilot, REX et implémentation. Demandez un diagnostic flash et rencontrez nos équipes sur ½ journée. Nous avons créé un collectif, une équipe pluridisciplinaire d’experts dans ces 4 domaines qui avancent de front avec vous.

A très vite !