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Aménager vos locaux d’entreprise en FLEX OFFICE (Paris & IDF) : Le guide by CLUE ME

Depuis 2020, la Covid a impacté en profondeur nos vies professionnelles. En effet, les confinements successifs ont plongé les entreprises dans un processus d’apprentissage d’organisation à distance, où un paramètre puissant a été déployé : la confiance. Tout le monde souhaite que ces sentiments de confiance et de liberté deviennent durables, et ils ont raison !

FLEX OFFICE : DEFINITION

Le flex office désigne une organisation spatiale optimisée des locaux professionnels. Les collaborateurs de l’entreprise sont ainsi amenés à s’approprier plusieurs espaces en fonction des différents moments de leur journée et de leurs besoins : open space, salle fermée, espaces de détente…

L’émergence puis la démocratisation du télétravail favorisent ainsi la mise en place du Flex office, qui est un compromis avantageux pour les entreprises et les collaborateurs. Le Flex Office permet :

• L’augmentation de la capacité d’accueil pour ses collaborateurs,
• L’augmentation de la capacité d’accueil pour une autre entreprise en coliving,
• L’amélioration de la qualité de vie des salariés en favorisant le télétravail,
• Le changement de locaux pour diminuer la charge locative.

Selon un sondage DESKEO de mars 2021, 55% des entreprises déclarent envisager un passage au Flex Office prochainement, notamment car ce type d’organisation deviendra un argument crucial de recrutement dans les années à venir. Alors, prêt à passer à l’action ? Clue Me vous présente la mise en place du Flex Office en 3 étapes !

 

PREMIÈRE ÉTAPE DU PASSAGE AU FLEX OFFICE : L’AUDIT DES BESOINS

80% de la réussite d’un aménagement de bureaux en flex office dépend de l’étude préalable des besoins. C’est pour cela que Clue Me a mis au point le “First Meeting” entre le COPIL (comité de pilotage) et nos architectes d’intérieur. Son objectif ? Réaliser une étude précise, grâce à un questionnaire et une écoute active et dirigée.

Les 3 points fondamentaux de cet échange concernent :

• La vision du CEO sur le futur de son entreprise et l’image de marque souhaitée,
• La projection RH de la société sur 1 à 3 ans,
• Les métiers qui composent la structure et les interactions entre les différents pôles.

« Nos architectes d’intérieurs vont commencer un travail de projection mentale, en initiant les membres du COPIL à la composition d’un aménagement en FLEX OFFICE, et à son mobilier adapté ! »

Les architectes d’intérieur de chez Clue Me rappellent qu’il faut avoir en tête que le Flex Office est composé de 3 espaces principaux :

• Un open space en « desk sharing » pour les opérationnels, c’est-à-dire avec la possibilité de s’assoir où on le souhaite, agrémenté de phone booths,
• Des postes fixes et fermés, pour les métiers nécessitant de la confidentialité : RH, compta, services juridiques…,
• Des espaces collaboratifs, tels que l’espace détente, des espaces de réunion, des tables média, des tech bars, des food labs, des coffee stations…

Ces multiples espaces proposent des positions assis/debout, et favorisent des déplacements plus nombreux vers les espaces détentes (phones boots, tech bar…). Il faut permettre au corps de varier les positions, « ce qui devrait être obligatoire pour garder un corps énergique et éviter les problèmes de dos » nous rappelle Kevin, kinésithérapeute à Paris.

Pour finir, nous allons étudier l’efficience des surfaces de travail, pour connaître le potentiel des bureaux. Cela permet de déterminer les espaces à garder, à créer, à éliminer, à sous-louer, et in fine, la surface à allouer à chacun des 3 espaces principaux : open space, bureaux fermés et espaces collaboratifs.

DEUXIÈME ÉTAPE DU PASSAGE AU FLEX OFFICE : LE SPACE PLANNING

Toutes les données collectées et idées énoncées lors du first meeting sont ensuite projetées en 2D par l’équipe d’architectes d’intérieur. Cette présentation, appelée “first vue”, est accompagnée d’une enveloppe budgétaire. Nous échangeons alors sur la future organisation et le futur aménagement des locaux. Elle sert à ouvrir le champ des possibles, à projeter la vision, à éliminer des pistes et à en explorer d’autres.

« Il est important d’avoir une vision du nouveau mobilier qui compose un Flex Office, nous proposons donc un atelier de design thinking en first vue, afin de réaliser une revue du mobilier en Flex Office, très différent d’un aménagement classique de bureaux ».

En voici des exemples :

Suite à cette entrevue, nous précisons la dimension des travaux, la gamme du mobilier, les matériaux, les délais… L’objectif : créer une Version 2 en totale adéquation avec l’ADN de la société, dans un budget maîtrisé !  Pour affiner les détails, après un deuxième rendez-vous avec le COPIL, nos architectes d’intérieur réalisent une dernière version, appelée V3, qui correspond au projet définitif.

« Pour chaque projet, nous alignons la vision et la culture des organisations, avec l’objectif de concevoir un environnement unique créateur d’une dynamique individuelle et collective »

Finalement, il appartient au COPIL de se concentrer sur la partie la plus créative et agréable : le choix des matériaux et des coloris ! C’est dans notre FAB LAB que nos architectes d’intérieur vous accueillent afin de vous présenter les moquettes, faïences, carrelages, nuanciers de peinture, tissus, couleur des structures alu, PVC et bois…

Donnerez-vous à votre nouveau design d’intérieur un aspect épuré, industriel, cosy, ou encore contemporain ? Nous vous guiderons dans vos choix en fonction de vos goûts, de vos objectifs et de votre budget.

« Le but de Clue Me est de créer un projet sur mesure en totale adéquation avec votre identité ! »

 

TROISIÈME ÉTAPE DU PASSAGE AU FLEX OFFICE : LA GESTION DE PROJET CLEF EN MAIN

« Afin d’anticiper tous les risques et surprises inhérents au chantier, nous organisons une visite de site avec le chef de projet »

En nous appuyant sur les plans et projets définitifs V3, ainsi que sur l’expertise du conducteur de travaux et du chef de chantier, cette visite technique permet de balayer l’étendue des sujets inhérents à la conduite des travaux tels que l’amiante, le plomb, la gestion des approvisionnements et des évacuations, la démolition, l’électricité CFO/CFA, la climatisation, la sécurité incendie, la réglementation PMR, la plomberie, le cloisonnement…

« Cet accompagnement clef en main est le gage de votre sérénité ! »

Et rien n’est laissé au hasard ! Rien ne pourra alors perturber l’avancement du chantier, garantissant, de fait, la réception en temps et en heure ! Pour ce faire, les échanges avec le bailleur, le bureau de contrôle, le coordinateur SPS (sécurité et protection de la santé), et tous les intervenants externes essentiels à la réalisation du projet sont effectués à ce stade.

Le projet est alors lancé et réalisé clef en main, avec tous les corps de métier tels que le peintre, le maçon, l’électricien, le plombier, le menuisier… jusqu’à la réception des travaux et la livraison du mobilier !

 

UN PROJET DE FLEX OFFICE ?

Convaincu par le flex office ?

Voici les principales raisons évoquées par nos clients pour réaliser des bureaux en Flex Office :

• Le retour en présentiel est difficile et les bureaux sont vides,
• Il n’y a plus de assez de places assises pour les nouveaux collaborateurs,
• Un déménagement n’est pas opportun et coûte trop cher,
• La disposition spatiale des lieux ne fonctionne plus et les collaborateurs ne sont pas satisfaits.

Quelle que soit votre situation, nous serions ravis de vous rencontrer et de connaître votre projet de Flex office. Cela nous permettra de vous connaître et de réaliser un projet de bureaux en phase avec vos envies, votre budget et votre timing !

« Chez Clue Me, nous imaginons vos bureaux de demain, comme le moteur de l’évolution de votre entreprise et un accélérateur de recrutement de talents ! »

Bienvenue chez vous, bienvenue chez Clue Me, cabinet d’architecture d’intérieur spécialiste de l’aménagement des espaces de travail, à votre service !

A très vite !

Diane, William et l’équipe Clue Me